Quem trabalha há algum tempo sabe que com o passar dos dias, naturalmente, vai se estabelecendo uma rotina em relação às tarefas desenvolvidas.

Automaticamente, você sabe que em determinados dias devem ser feitas algumas atividades em específico, e que alguns assuntos preferencialmente precisam ser resolvidos no início da manhã, por exemplo.

A rotina estabelecida traz pontos positivos e negativos aos colaboradores e à empresa. Mas, muito além da rotina, está o planejamento diário que, apesar de seu nome, não deve ser realizado no dia em questão.

O que é o planejamento diário?
Em termos gerais, se refere às atividades que serão desenvolvidas (independentemente de serem finalizadas) no dia em questão. A rotina citada acima também faz parte do planejamento diário, afinal, tratam-se de tarefas que são executadas no período determinado.

O planejamento diário é a última instância do planejamento em geral. Isso porque neste tipo de documento constam as pequenas tarefas que juntas dão forma a um grande projeto. Por isso, as atividades organizadas a médio e longo prazo (semanal/mensal) precisam estar previamente estabelecidas.

Um dia ocupado não significa necessariamente um dia produtivo: essa é uma máxima que deve ser considerada ao fazer um planejamento diário. É imprescindível considerar que diariamente surgem problemas e situações não previstas inicialmente, mas que precisam ser resolvidas com urgência.

Deixar uma margem de tempo no planejamento para essas situações é crucial para o sucesso organizacional. Caso uma tarefa não seja finalizada no mesmo dia, também é importante desdobrá-la para outros dias até a previsão de finalização.

O planejamento diário tem o poder de causar um efeito psicológico bastante positivo. Chegar ao final do dia sabendo que você conseguiu finalizar as tarefas designadas (mesmo que inconscientemente) te motiva a iniciar o outro dia com mais disposição.

Na teoria, tudo parece trabalhar de maneira harmoniosa, em que nada dará errado; todavia, na prática, há uma série de acontecimentos não previsíveis que podem interferir no planejamento. No entanto, todo planejamento deve ter como premissa básica a flexibilidade. Quanto mais maleável for o planejamento, melhor ele se adaptará às necessidades e à rotina da equipe.

Existem algumas formas de ganhar ainda mais tempo no dia, aumentando a produtividade. Confira!

Automatização de tarefas
A tecnologia ganhou espaço no meio empresarial aproximando empresas e clientes, facilitando a comunicação e otimizando a execução de tarefas. Dessa forma, softwares de gestão de projetos, gestão do tempo e automação de tarefas, são alternativas bastante eficientes para o dia a dia.

Com uma rápida busca na internet é possível encontrar opções (gratuitas e pagas) que se adequam a sua necessidade e auxiliam no cumprimento das atividades. Além de facilitar as tarefas, os sistemas permitem um arquivamento organizado das informações, reduzindo custos de infraestrutura interna do setor.

Delegação de tarefas
Contar com o auxílio de outras pessoas para o desenvolvimento das atividades em um setor permite que você concentre seus esforços no que realmente importa e, acima disso, no que você realmente é bom.
Descentralizando a responsabilidade, você (além de ter mais tempo) pode incentivar sua equipe a descobrir o que gostam de fazer e no que são bons.

Foco no trabalho: Método Pomodoro
Conseguir focar no que se está fazendo no momento: esse parece ser o grande desafio da atualidade.
Somos bombardeados constantemente por informações no celular, na TV, no computador, no rádio. É praticamente impossível ficar um momento realmente concentrado em uma tarefa.

O Método Pomodoro é baseado na disciplina pessoal. Consiste em trabalhar em uma tarefa durante 25 minutos sem parar e, ao final, descansar de 3 a 4 minutos. O objetivo é fazer isso durante 4 pomodoros (nome dado a cada 25 minutos) e, então fazer uma pausa maior.

Com um intervalo relativamente curto de tempo, torna-se mais fácil cumprir a tarefa. Com o passar do tempo, você pode adaptar o tempo de acordo com suas necessidades. É válido conversar com sua equipe para explicar o funcionamento e incentivá-los a testar o método também.

Por fim, que tal fazer uma competição no seu setor para ver quem consegue concluir o maior número de pomodoros em uma semana?